Werkwijze

Wanneer iemand een idee heeft omde attractiviteit van het winkelgebied van Zelhem te vergroten en het economische functioneren te stimuleren om zo een bijdrage te leveren aan de leefbaarheid van Zelhem dan kan hij/ zij een aanvraag voor een financiële bijdrage indienen bij SOF Zelhem.

De aanvrager dient een groep van tenminste 3 ondernemers uit het winkelgebied van Zelhem te zijn, al dan niet in verenigingsverband. De aanvrager kan ook een stichting of andere verenigingsvorm zijn die een collectief belang dient.

Een aanvraag wordt via het aanvraagformulier op de website www.SOFZelhem bij het bestuur ingediend.
Alle aanvragen worden op de eerst volgende vergadering na de sluiting van de indieningstermijn door het bestuur besproken, getoetst en beoordeeld.
De aanvragen worden beoordeeld aan de hand van de toetsingscriteria en leveren een rangorde op in termen van aantrekkelijkheid. Als het aantal projectaanvragen het budget overschrijdt, neemt het bestuur het besluit om de aanvraag wel, niet of deels te honoreren.
Het bestuur legt tijdens de ondernemersvergadering de aanvragen ter stemming voor aan de ondernemers*.
Met de aanvragers worden afspraken gemaakt over de betaling. De betaling geschiedt door de penningmeester van de Stichting en is altijd rechtstreeks aan de aanvrager onder overlegging van de bijbehorende facturen.
Aan aanvrager(s) kan één maand voorafgaand aan het moment dat het project wordt uitgevoerd een voorschot van maximaal 75% van de toegekende aanvraag betaalbaar worden gesteld.
Na afloop van het project dient de projectaanvrager een projectevaluatie formulier in te vullen. Er wordt rekening en verantwoording afgelegd zoals dat door het bestuur is vastgelegd.
Definitieve vaststelling van de bijdrage vindt plaats na overlegging van bewijzen (factuur / facturen) van de gemaakte kosten alsook uitbetaling van het na voorschotverlening resterende bedrag waarop het gehonoreerde project recht heeft.
De Stichting behoudt zich te allen tijde het recht toegekende bedragen in te trekken indien er oneigenlijke bestedingen plaatsvinden. Op verzoek kan een voortgangsrapportage gevraagd worden.
Uiterlijk acht weken na de sluitingsdatum voor het indienen van projectaanvragen is het besluitvormingsproces afgerond.

Medezeggenschap en inspraak

Tijdens de twee jaarlijkse vergaderingen met de ondernemers in maart en november zal gestemd worden over de voorgenomen bestedingen voor de voorliggende periode.
Het bestuur is gerechtigd de financiële middelen te verstrekken aan jaarlijks terug kerende activiteiten en voorzieningen zoals deze bij stemming zijn vastgesteld tijdens de start bijeenkomst van de Stichting in november 2016.
De jaarlijks terugkerende activiteiten en voorzieningen worden 1x per drie jaar in stemming gebracht. In de begroting staan de jaarlijks terugkerende bestedingen duidelijk aangegeven.
Voor de jaarlijks terugkerende evenementen en voorzieningen moet elk jaar een aanvraag worden ingediend volgens de in artikel 2 en 3 vastgestelde bepalingen.
De budgetten van de jaarlijks terugkerende bestedingen worden per jaar vastgesteld door het bestuur en jaarlijks ter stemming aan de ondernemers voorgelegd.